Etapy komunikacji biznesowej

Umiejętności komunikacyjne - jeden z najważniejszych warunków udanej komunikacji między ludźmi, dzielenia się informacjami i osiągania pożądanych rezultatów. Etykieta biznesowa zaczęła obowiązywać od czasu pojawienia się relacji rynkowych. Wiele kultur nadaje mu osobną niszę w relacjach między ludźmi, podnosząc ich do rangi ceremonii. A to się opłaca, ponieważ etykieta biznesowa przyczynia się do nawiązania kontaktu z partnerem, a sukces przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od zachowania ludzi podczas spotkania biznesowego.

W przeciwieństwie do zwykłej codziennej komunikacji, komunikacja biznesowa ma swoje jasne zasady i ma na celu osiągnięcie określonego celu poprzez porozumienie i wypełnienie zobowiązań. Środowisko biznesowe umożliwia nawiązywanie nowych przydatnych kontaktów, od których zależy sukces firmy, którą podejmujesz. Ale nie zawsze przyszli partnerzy mogą współczuć sobie i znaleźć punkty kontaktowe.

Kontakt biznesowy wiąże się z otrzymywaniem korzyści. W przeciwnym razie wygra ten, kto posiada wiedzę i zasady etykiety biznesowej. Jest to łatwe do naśladowania na przykładzie interakcji dwóch biznesmenów, z których jeden łatwo i naturalnie prowadzi rozmówcę do potrzebnych mu wniosków, a drugi nie ma umiejętności komunikacji biznesowej ani elokwencji i musi wielokrotnie tracić zyskowne możliwości biznesowe.

Dlatego komunikacja biznesowa to system umiejętności obejmujący cały kompleks zachowań komunikacyjnych:

• kultura komunikacji (przyjęta w danym kraju);
• oratorium;
• etyka biznesu (zasady i przepisy);
• psychologia relacji;
• logika konstrukcji mowy (ustna i pisemna);
• obraz;
• barwa i intonacja.

We współczesnym świecie komunikacja biznesowa jest prezentowana w kilku formach jednocześnie:

• Rozmowa biznesowa - jest werbalną lub wirtualną komunikacją między kolegami lub partnerami, której celem jest omówienie problemów biznesowych. Najczęściej rozmowa odbywa się między uczestnikami w jednej sferze biznesowej, którzy rozumieją specyfikę tego dialogu i są w stanie wspierać rozmowę na wąski temat zawodowy.
• Spotkanie biznesowe - dobrze ukierunkowana dyskusja, której zadania obejmują rozwiązywanie bieżących zadań organizacyjnych, analizowanie informacji dostępnych dla uczestników, budowanie linii dalszych zachowań, podejmowanie i wyrażanie decyzji.

• Korespondencja biznesowa - Jest to oficjalny komunikat za pośrednictwem listu biznesowego, z wyłączeniem wszelkich przejawów znajomości lub slangu. List służbowy to dokument zawierający list biznesowy i wydany zgodnie ze wszystkimi standardami korespondencji biznesowej. Z reguły zarówno papierowa, jak i elektroniczna forma listu biznesowego jest dostarczana z logo, danymi adresowymi firmy lub instytucji. Również w listach biznesowych zaobserwowano pewne znaczniki na stronie.
• Wystąpienia publiczne - interakcja mówcy i słuchaczy. Ten rodzaj komunikacji biznesowej jest złożony i wymaga wymowy. Mówca powinien być jak najbardziej kompetentny w pytaniu dźwiękowym i posiadać umiejętności mówienia, zainteresowania i przekonywania publiczności.Poprzez rodzaj prezentacji materiału publiczne przemówienie może mieć charakter informacyjny (raport), zachęcające (agitacja), przekonujące (uroczyste przemówienie).

Zrozumienie specyfiki i znaczenia komunikacji biznesowej prowadzi do wniosków, które może i powinien się nauczyć.

Przestrzeganie zasad etykiety biznesowej jest niezbędne do skutecznego budowania relacji biznesowych między partnerami biznesowymi, kolegami, dyplomatami z różnych krajów. Kultura i zachowania biznesowe mogą się znacznie różnić od siebie, ale Istnieją ogólnie przyjęte standardy zachowania, które muszą być przestrzegane przez każdą szanującą się osobę, niezależnie od przynależności do określonego społeczeństwa.

• Punktualność W środowisku biznesowym istotne jest powiedzenie „Czas to pieniądz”, więc spóźnianie się na spotkania i utrzymywanie rozmówcy jest szczytem nieetyczności.
• Wiązanie. Spełnianie zobowiązań jest podstawą dobrej reputacji, bez której udana interakcja w środowisku biznesowym jest niemożliwa.
• Poufność Możliwość zachowania poufności poufnych danych, przestrzegania tajemnic firmowych jest jednym z warunków wzajemnego zaufania i pełnej współpracy.
• Szacunkowa postawa. Szacunek dla rozmówcy, umiejętność słuchania, penetracja tego, co zostało powiedziane, ma do siebie, otwiera szerokie możliwości nawiązania kontaktu. Ta umiejętność jest również przydatna podczas interakcji z pracownikami i podwładnymi.

• Poczucie własnej wartości. Jeśli chodzi o postrzeganie siebie w procesie komunikacji, należy umieć znaleźć „środek”. Spokojnie reagować na krytykę lub radę, ale także nie pozwalać sobie na manipulację, być w stanie z godnością powstrzymać próby nacisku, przywrócić rozmowę we właściwym kierunku.
• Oratorium. Zdolność do wyraźnego wyrażania swoich myśli, przekazywanie rozmówcy znaczenia mowy, bez zatykania frazy nieodpowiednimi słowami i nie odrywania myśli od tematu rozmowy. Ta zdolność nie jest dana każdemu z natury, dlatego oratorium musi mieć czas na szkolenie.
• Umiejętność czytania i pisania. Czystość mowy zależy w dużej mierze od umiejętności osoby, a umiejętność pisania bez błędów jest obowiązkowym wymogiem w środowisku biznesowym.
• Wygląd. We współczesnym świecie istnieje już ustalony kod ubioru (kod odzieży), który obejmuje pewną formę odzieży do odwiedzania miejsca pracy, imprez, organizacji lub zakładów. Zazwyczaj są to garnitury dla kobiet i mężczyzn, standardowy zestaw biżuterii i akcesoriów. W przypadku pierwszej wizyty w nieznanej organizacji lub imprezie powinieneś wiedzieć wcześniej o przyjętym kodzie ubioru.

Strukturę komunikacji biznesowej można podzielić na cztery etapy, których kolejność pozwoli osiągnąć maksymalny efekt w negocjacjach.

Tutaj pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Przygotowując się do spotkania z rozmówcą, warto będzie wcześniej pracować z informacją: krąg interesów rozmówcy, środowisko i osobliwości jego kultury, zasady i ważne tradycje dla rozmówcy. Pozwoli to poczuć się pewniej i z należytym poszanowaniem tych lub innych cech partnera.

Odpowiednio skonstruowane pierwsze frazy - klucz do sukcesu dalszej komunikacji. Musisz zacząć od przyciągnięcia uwagi i lokalizacji przeciwnika do siebie. Pomoże to zwykłej ludzkiej życzliwości, uprzejmości, uprzejmemu zainteresowaniu osobą rozmówcy, wymowie jego imienia.

W trakcie omawiania zadań konieczne jest dostrojenie się do rozmówcy na jednej „fali”. Ten wynik można osiągnąć, jeśli uważnie obserwujesz stan emocjonalny partnera lub ogólną atmosferę emocjonalną w grupie, jeśli mówimy o negocjacjach z publicznością.

Znajomość trzech głównych kanałów percepcji: wzroku, słuchu i kinestetyki (obejmuje to dotyk, zapach, pozycję ciała, gesty i mimikę) pomoże w dostrojeniu się do rozmówcy.

Bezpośrednia koncentracja na temacie spotkania, omówienie problemów i zadań. Celem tego etapu jest osiągnięcie porozumienia tak satysfakcjonującego, jak to możliwe dla obu stron.

W trzecim etapie stosuje się kilka faz, z których istotą kontaktu jest:

• identyfikacja motywów i celów rozmówcy;
• uwaga: ważne jest, aby zobaczyć główny wątek rozmowy, nie odsuwając się na bok i nie przeskakując z tematu na temat;
• argumentacja i przekonanie: ma zastosowanie w przypadku różnic opinii;
• ustalenie wyniku jest krytycznym momentem w rozmowie, gdy komunikacja na ten temat powinna zostać zakończona, niezależnie od wyników, to wewnętrzne uczucie przychodzi wraz z doświadczeniem i zależy od obserwacji, zdolności do wyraźnego dostrzeżenia najmniejszych zmian w emocjonalnym tle rozmówcy.

Ogólne wrażenie, jakie wywołuje spotkanie, powstaje na ostatnim etapie komunikacji biznesowej i jest najgłośniej rejestrowane w pamięci. Dlatego umiejętność prawidłowego zakończenia rozmowy może być czynnikiem decydującym o dalszej współpracy.

Jak pięknie się komunikować, spójrz na poniższy film.